第一章  总则

第一条  为加强会计档案管理，有效利用和保护会计档案，根据《中华人民共和国会计法》和《会计档案管理办法》等有关规定, 结合实际情况，制定本办法。

第二条  会计档案是指在进行会计核算、财务管理等过程中接收或形成的,记录和反映经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括财务数据等电子会计档案。

第三条  会计档案由财务处和综合档案室共同管理。财务处负责会计档案移交前的收集、整理、立卷、归档、利用和保管等工作。综合档案室负责会计档案移交后的保管、利用和牵头组织鉴定销毁等工作。

第四条  综合档案室应采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的完整和安全。

第二章  归档

第五条  财务处指定专人管理会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。档案管理人员负责财务档案的收集、保管、利用和移交工作，按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

第六条  下列会计资料应进行归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证。

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账和其它辅助性账簿。

（三）财务会计报告，包括部门决算报表、附表、附注、文字说明及其它财务会计报告。

（四）其它会计资料，包括银行对账单、银行存款余额调节表、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、人员工资册、工资和津贴调整通知单、学生学籍变动通知单及其它具有保存价值的会计资料。

第七条  会计档案的整理和装订：

（一）会计凭证按照日期和流水编号排列，加封面、封底装订成册，会计凭证装订封面上注明单位名称、日期、凭证种类、起止编号等。

（二）会计账簿按照账簿页数连续编号，按照月或年度分类后加封面、封底装订成册，会计账簿装订封面上写明单位名称、账簿名称、年度等。

第八条 归档的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其它会计资料内容应填制齐全。

第九条  电子会计档案的归档。年度终了，系统管理员将当年形成的会计数据电子资料备份并详细标注，整理归档，包括核算账套、工资、学生收费、一卡通系统等数据。

第三章  保管

第十条 会计年度终了后，会计档案应及时移交综合档案室。当年形成的会计档案，财务处可临时保管1年，再移交综合档案室保管。因工作需要确需推迟移交的，财务处临时保管会计档案最长不超过3年。

第十一条  会计档案的保管期限如下：

（一）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年，从会计年度终了后的第一天算起。

（二）电子会计档案与纸质会计档案的保管期限一致。

（三）各类会计档案的保管期限按附件1所列执行。

第十二条  会计档案保管期限为最低保管期限。学校会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

第四章  移交

第十三条  财务处和综合档案室应指定专人办理会计档案的移交工作。财务处负责编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度等内容。

第十四条  移交会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接。移交完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第五章  使用

第十五条  会计档案的查阅：

（一）校内人员查阅会计档案，需填写《河南工学院会计档案利用申请表》（附件2），经部门（单位）领导、财务处领导签批后，持个人工作证或校园一卡通办理。

（二）校外人员查阅档案，需持执法证明等材料、经校长办公室同意后，方可办理。

第十六条  查阅、复印会计档案的，需由财务处档案管理人员一同办理。复印的会计档案，须由财务经办人员在复印件上注明用途。

第十七条  会计档案的借阅：

（一）会计档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

（二）会计档案的借阅，需填写《河南工学院会计档案利用申请表》。

第十八条  严禁在进行会计档案查阅、复印和借阅过程中，涂改、拆装、抽换和损坏会计档案。

第六章  销毁

第十九条  综合档案室应定期组织财务处、审计处、纪委监察专员办公室等部门，对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第二十条  经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（一）综合档案室牵头，会同财务处等部门编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其它未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结为止。 单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

（二）主管档案工作的校领导、综合档案室负责人、财务处负责人、综合档案室经办人、财务处档案管理人员在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）综合档案室负责组织会计档案销毁工作，由综合档案室、财务处和纪委监察专员办公室综合室等部门共同派人监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

第七章  附则

第二十一条  违反本办法规定的部门和个人，由相关部门依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规处理。

第二十二条  本办法由财务处负责解释。

第二十三条  本办法自印发之日起执行。

                                                                                                    2021年6月22日