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河南工学院财务审批报账管理办法
2016-10-17 12:09   审核人:

第一章 总 则

第一条  为加强财务管理、规范财务行为、提高财务效率、健全财务监督,明确财务审批权限和责任,保证学校教学、科研及其他各项工作有序开展,根据《会计法》、《行政事业单位内部控制规范(试行)》、《高等学校财务制度》、《河南机电高等专科学校预算管理办法(修订)》等法规、制度要求,结合学校实际制定本办法。

第二条  本办法适用于全校在职工作人员,是校内各部门(单位)办理报销及借款手续时应遵循的准则。

第三条  学校实行“统一领导、分级管理、集中核算”的财务管理体制,实行“分类管理、分级授权、逐级审批、逐级负责”的财务审批管理制度,按部门和级次实行专人审批,各级审批人在各自职责和审批权限范围内进行审批,不得越权审批财务收支事项。

第二章 审批层级和责任

第四条  学校财务审批一般分为五个级次,即:经费所属部门(项目)、业务归口管理部门、分管业务校领导、分管财务校领导、校长。校内各部门(单位)的行政主要负责人是本部门经费的财务审批负责人;实行项目制管理的专项负责人是该项目经费的财务审批负责人;教、科研课题负责人是该课题经费的财务审批负责人;职能处室是专项经费的业务归口管理部门,负责审核归口管理的专项经费支出;分管业务校领导是其分管业务较大金额支出的财务审批负责人;受校长委托分管财务校领导是学校大额支出的财务审批负责人;校长作为法定代表人对学校财务工作负总责,是学校重大支出的财务审批负责人。

第五条  校内经费管理严格执行财务“一支笔”审批制度。各部门(单位)财务审批负责人(项目主持人)对本部门(项目)的财务预算的执行进行控制,对经费支出进行审批,对财务支出行为的真实性、合法性、合理性负责,对经费的安全和使用效益负责。各类经费开支按规定程序审批后,由部门报账员到财务处办理相关报销手续。

财务“一支笔”如有变动,须写出授权委托书(文中需注明原因和授权期限),加盖部门公章后报财务处备案。

第六条  为了缓解部门财务报销难等问题,各部门(单位)需根据本部门经费支出性质和报销工作量等具体情况设立部门报账员,同时划分报账员的职责范围,并报财务处备案。部门报账员数量原则上每部门限1人,且相对固定。

(一)岗位职责:

1.负责本部门的单据收集、整理、审核、报销工作

2.熟练操作网上报账系统,根据发票类别和消费明细,正确选择报账科目、名称、金额、经办人等信息项目,快速完成网报工作。

3.办理所属部门内全体教工的财务报账业务,不得由其他非报账员身份的教工代办。

4.不得拒绝本部门教工正常合理的报账要求,但可以规范教工提交的单据,合理安排报账时间。

(二)培训与考评

1.报账员如无故拒绝教工报账要求,教工可向部门领导或财务处反映。

2.针对财务管理制度、财务软件使用等方面,财务处每年将定期对部门报账员进行业务培训,相关人员不得无故缺席。

3.财务处每季度将对报账员的工作情况予以考核,根据格次不同给予相应的工作补贴。

第三章 审批原则

第七条  财务审批遵循“依法审批、预算控制、项目管理、合同约束、真实合理、逐级审批、效益显著、酌情回避”的原则。

第八条  财务收支审批的内容主要是财务收支的真实性、合法性和合规性。

第九条  财务审批实行回避制度。财务审批负责人本人及其直系亲属经手的收支业务应报上一级财务审批负责人审批,并接受财务监督。

第四章 报销票据要求

第十条  报销的发票要符合以下要求:

(一)发票应真实、合法、准确、完整。凡报销的发票应由国家税务机关统一印制,套印全国统一发票监制章。发票应带有“国家税务局监制”或“地方税务局监制”的字样。业务经办人应对发票的真实性、合法性负责,发票鉴别可通过税务发票查询网站查询验证;已报账的发票无论何时被查出为假发票或不合法发票,其经办人须承担索取真实及合法发票的责任。

(二)发票的各项内容必须填列齐全。

1.发票上付款单位名称须填写我校校名全称,不得是空白、简写或在校名后带上部门的名称;单位固定电话、出差的火车票、飞机票等需要实名制的发票,可以具体到部门或个人名字。

2.发票上须写明开具日期。

3.购物发票上须详细填写物品名称、数量、单价和金额,字迹清楚、不得涂改。若购买物品种类较多无法一一填写,需附由开具发票单位书写的加盖收款单位财务专用章或发票专用章的购物清单。

4.网上购物,须附相关网站上打印的购物清单。

5.填写有大写和小写金额的发票,大写与小写金额必须相符。

6.所有发票须加盖发票专用章,且发票专用章的单位名称须与发票领购单位及票面显示的收款单位名称一致。

7.所持报销的发票,必须是注明“发票联”字样之联。

(三)发票所记载的内容均不能进行涂改、挖补、刮擦、使用药水消除等。

1.手写发票金额有误,须由出具单位重新开具。

2.手写发票中文字和数量错误的,应由开出单位更正,更正处应当加盖开出单位相应的公章。

3.机打发票、增值税专用发票填写有误,须由出具单位重开,不得更正。

第十一条  发票报销的有效期限。

(一)为真实反映学校每年的财务收支,对取得的发票应及时报账。原则上当年的发票当年报销,特殊情况下,延至次年630日以前。

(二)国家税务机关对发票使用期限另有规定的,按税务机关规定执行。

第十二条  财务处对事前查出的假发票一律不予报销。因事后审计查出的假发票,领款人应在规定时间内将报销款项一次性足额退回学校;对恶意利用假发票套取现金的单位和个人,一经查实,上报学校纪委(监察处)严肃处理。触犯法律的,移交司法机关处理。

第十三条  对于下列不符合规定的发票,财务处有权拒绝办理报销业务。

(一)内容填写不全、字迹不清或有明显涂改迹象的发票。

(二)数量、单价、金额不明确的发票。

(三)发票金额有错误,或大、小写金额不相符的发票。

(四)付款单位名称未填、填写有误或填写简称的发票。

(五)经查验后为假发票或定期换版已作废的发票。

(六)已超过报销时效期限的发票。

第十四条  票据丢失。

(一)车、船、机票的丢失,由出差人员就丢失车、船、机票的起止地点、时间、票价及原因等内容写出书面说明,经本部门财务审批人签字并加盖部门公章后按照差旅费报销办法进行签批报销。报销标准如下:

1.能够提供网上购票支付款项依据的,按实际票价报销;

2.无付款依据,有同行人的,按同行人票价标准报销;无同行人的,按普通列车硬座票价报销。

3.丢失往返车、船、机票,以住宿费发票的时间为依据计算出差补助,住宿费发票不能证明出差天数的,限报两天出差补助。

(二)购物或住宿、会务等发票丢失,经财务部门证实确实没有报销的,由出具发票的单位提供发票存根复印件并加盖收款单位的财务专用章,经本部门签批,同时经财务处负责人签批,按以上各类报销规定办理有关手续。

第十五条  其他票据。

(一)使用外文单据报销的,须译成中文并由翻译者签字,并提供出具单据日的国家外汇牌价证明。

(二)固定资产购置、大宗批量商品采购、大宗服务支出、基建修缮工程款等结算时须附经济合同或审计报告(或审计定案表)及相关资料。

第五章 审批程序和权限

第十六条  审批程序按照“分类管理、分级授权、逐级审批、逐级负责”的管理制度,审批权限根据不同的经济事项和经费类别分别设定,以每次经济活动支出额度大小划分权限,审批程序自低级向上一级逐级审批。

第十七条  经费审批权限及流程。

经费支出实行审批人和报账员责任制,报账员对各种支出的事项及其票据的真实性、合法性负责;审批人须依纪依规审核、签批,并承担行政责任(后附流程图)。

(一)公用经费。

1.一次性支出在5,000元以下的由部门负责人审签,财务处长审批。

2.一次性支出在5,000元(含)以上的,事先报分管校领导同意。报账时由部门负责人审签(20,000元及以上的还须审计处审签),分管校领导、财务处长审批。

(二)专项经费。

专项经费包含部门专项经费和校级专项经费。部门专项经费由所属部门提请审批,校级专项经费由项目承担部门提请审批。

1.专项支出在10,000元以下的由部门负责人审签,财务处长审批。

2.专项支出在10,000元(含)以上的,事先报分管校领导同意。报账时经部门负责人审签(20,000元及以上的还须审计处审签),并分别由分管校领导、分管财务校领导、财务处长审批。

3.工程及采购类项目支出严格在签订的合同条款范围内执行,所有支出须由项目专管员申请,承办部门负责人审批,审计处审批备案,财务处长签字。在办理报账时,还需附工程项目发票、基建工程合同、审计报告、竣工验收报告及相关资料,由分管校领导、分管财务校领导、财务处长审批。

(三)教、科研经费。

1.纵向课题经费支出在10,000元以下的由课题负责人审签,教、科研管理部门负责人、财务处长审批;支出在10,000元(含)以上的由课题负责人审签(20,000元及以上的还须审计处审签),教、科研管理部门负责人、分管校领导、财务处长审批。

2.横向课题经费支出在10,000元以下的由课题负责人审签, 财务处长审批;支出在10,000元(含)~20,000元的由课题负责人审签,教、科研管理部门负责人、财务处长审批;支出在20,000元(含)以上的由课题负责人、审计处审签,教、科研管理部门负责人、分管科研的校领导、财务处长审批。

以上纵向、横向课题经费使用范围,严格按照国家科研经费管理规定执行。

(四)部门基金。

1.支出在5,000元以下的由部门负责人审签,财务处长审批。

2.支出在5,000元(含)~20,000元的,事先报分管校领导同意。报账时由部门负责人审签,分管校领导、财务处长审批。

3.支出在20,000元(含)以上的,事先报分管校领导同意。报账时经部门负责人、审计处审签,分管校领导、分管财务校领导、财务处长审批。

(五)财政专项拨款购置仪器设备、图书和物品,凡列入河南省政府采购目录的,均需经省财政厅政府采购处办理集中采购或办理临时采购计划特批手续。其他资金购置仪器设备、图书和物品采购,单项或批量支出额度在30,000元(含)以上的项目,由承办部门申请报国有资产管理中心组织公开招标或询价,确定中标商并签订购货合同后,方能按合同实施报账。

实施修缮项目,要按照学校相关招标管理规定执行。办理维修、改造、装修项目预付款,要按照招标合同有关条款规定办理,手续齐全;项目完工结算时,必须附有合同、验收报告、审计报告、决算等资料。

购置设备、物品和原材料等报账时,要写明事由,由经办人和物品验收人签字确认,经费审批人审核、签批,附合规发票,清单、合同及其他所需手续办理报账手续。

购置设备物品属于固定资产类,即设备单价在1,000元(含)以上、使用期限在1年以上;或成批购买物品属耐用品类(单价低于规定标准、使用年限在1年以上),在报账前须先办理固定资产验收手续,持《固定资产验收单》与发票等一起办理报账手续。

(六)部门临时性发放个人薪酬等,须按人员编制发放纸质明细表(5人以上还需提供含有金额合计项的相应Excel电子文档),详细列出领款人姓名、项目名称、标准、个人银行卡卡号和领取金额,由领款人本人签字,发放表须注明大写金额,手续齐全后方可到财务处办理领款手续,财务处按照个人所得税税法规定代扣代缴个人所得税。

(七)学生奖学金、困难补助和勤工助学基金是按照国家及省有关规定计提或捐赠人捐赠的专用基金。

20,000元以下支出,由学生处负责人审签,财务处长审批;

20,000元(含)100,000元支出,由学生处负责人、审计处审签,分管学生校领导、财务处长审批;

100,000元(含)以上支出,由学生处负责人、审计处审签,分管学生校领导、分管财务校领导、财务处长审批。

(八)借款

1.借款人必须是学校的正式职工(在编、人事代理)。在校学生和临时工不能借款。

2.教职工公务活动原则上不再办理借款业务。因特殊原因确需借款的,由部门负责人审签(20,000元及以上的还须审计处审签),分管校领导、分管财务校领导、财务处长审批,并附书面说明材料。

3.借款冲销时,报销的事项、支出科目必须与借款事项和支出科目保持一致。

以上所有经费支出中,工程及采购类项目支出金额在200,000元(含)以上的,其他经费支出金额在50,000元(含)以上的,报账时须附与之相关的校长办公会决议,如没有校长办公会决议,还须校长审批。

(九)其它

1.各部门(单位)公务招待,严格按党政办公室有关规定执行。

2.校内其他教、科研项目的经费支出审批权限及流程按照纵向课题经费支出审批权限办理。

3.部门正职出差或直接经办的财务事项,须由本部门其他正职审签,分管校领导审批,如只有一位正职,则须本部门副职审签。

4.离休干部外诊住院,费用报销按校医院有关规定执行。

5.学校按照财务预算上缴财政专户和国库的各种款项、提取各类专用基金,由财务处处长审批。

第六章  审批责任

第十八条  办理财务审批的有关责任人,应按照本规定认真负责地进行审核和签批。对未按程序越权审批的事项,下一环节审核人有权不予签批。

第十九条  审批人员应自觉遵守国家财经法规和学校相关财务制度,认真审查经济事项收支内容,切实履行相应的财务审批责任,对其审批业务的真实性、合法性和合规性负责。对于违反财经法律法规和财务制度的事项,应承担相应的责任。

第二十条  财务处应依法实施会计监督,对审批不严、违反国家有关财经法律法规和学校财务规章制度的事项,有责任予以退回。

第七章  附 则

    第二十一条  本办法自发文之日起执行。原《经费使用及财务审批报账管理暂行办法》(校财〔201445号)同时废止。

第二十二条  本办法由财务处负责解释。

 

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附件【经费审批权限、流程图1017.pdf已下载
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河南工学院财务处

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